Pionieren met debiteurenbeheer in de zorg

Sneller je rekeningen betaald krijgen en zelf meer tijd overhouden aan de stoel? Payt biedt een oplossing voor tandartsen die hun facturatieproces hebben uitbesteed aan een factoringmaatschappij of zelf declaraties versturen. In het voorjaar van 2020 startten drie partijen een samenwerking om het debiteurenbeheer van tandartspraktijk Tandarts aan Zee te optimaliseren. In gesprek met eigenaar van de praktijk Arend-Hendrik de Visser, Timo van Houdt van Visser & Visser (het bedrijf achter Tekl) en Jelger Gustafsson van Payt.

Debiteurenbeheer in de mondzorg

Bij Payt, softwarebedrijf voor debiteurenbeheer, bestond al langer de wens om ook tandartsen gebruik te laten maken van het pakket. “De mondzorg is een sector die nog op grote schaal gebruik maakt van factoringmaatschappijen”, vertelt Jelger. “Daarnaast werken tandartsen met hun eigen praktijksoftware die vaak niet gekoppeld is aan hun boekhoudpakket. Daar ligt wat ons betreft een kans op het gebied van automatisering.” Binnen de al langer bestaande samenwerking tussen Payt en Visser & Visser Accountants ontstond het idee om te onderzoeken of het aanbod voor tandartsen verder uitgebreid zou kunnen worden met aanvullende administratieve dienstverlening.
Timo: “Op deze manier bied je een meer dan volwaardig en serieus alternatief voor factoring. De Branchegroep Zorg van Visser & Visser leverde Tandarts aan Zee aan als pilotklant. Deze praktijk voerde facturatie en debiteurenbeheer uit in eigen beheer.”

Koppeling

In het voorjaar van 2020 ging de pilot van start. Arend-Hendrik: “Ik wilde direct meedoen. Het sloot aan bij mijn behoefte en de timing was perfect. Zonder corona was het heel ingewikkeld geworden om er tijd voor vrij te maken. Zeker in het begin vonden er heel wat online meetings plaats. Maar ik heb er geen moment aan getwijfeld.”
Timo: “Het geeft energie om te zien dat je een dergelijk concept samen zo snel in elkaar kunt zetten. Er was natuurlijk al het nodige aanwezig: de operationele software van de praktijk en de bewezen techniek van Payt. De uitdaging zat met name in de koppeling tussen die twee en het automatiseren van de facturatie op basis van factoringsbestanden. Op het moment dat de praktijk weer opende, draaide het hele programma!”

Sneller betaald

Voor Arend-Hendrik levert het werken met Payt een grote tijdsbesparing op. “Het hele facturatieproces verloopt veel efficiënter, omdat alles door Payt aan elkaar gekoppeld is: van een eerste factuur, naar een herinnering, tot een eventueel incassotraject. In ons eigen pakket waren dat allemaal losse stappen, daardoor ook arbeidsintensief en foutgevoelig. Met Payt is alles zoveel mogelijk geautomatiseerd. Ik zie ook dat er sneller betaald wordt, dat het openstaand saldo dus lager is en dat ik minder vorderingen uit handen hoef te geven. Al met al een heel positief effect op de cashflow.”

Jelger bevestigt dit: “De betaaltermijn is gemiddeld 14 dagen, dat is ongekend snel en heeft vooral te maken met het gebruik van de iDEAL-link die we met de facturen meesturen. In bijna 40% van de gevallen betalen patiënten van Tandarts aan Zee via iDEAL. Arend-Hendrik vult aan: “Er zijn declaratierondes waarbij ik binnen een dag 25% van het bedrag op mijn rekening heb staan. Het servicelevel voor de klanten gaat omhoog: de klant heeft inzicht in zijn facturen én kan hierover op een laagdrempelige manier communiceren.” Daarmee beantwoordt Payt aan zijn doel: het zo goed mogelijk faciliteren van het verrichten van betalingen en zo duidelijk mogelijk communiceren of in contact komen met klanten.

“Dit was een experiment”, besluit Timo. “Je begint er met elkaar aan en het is mooi als je dan zo snel resultaat ziet. Dit traject biedt ook volop kansen voor verdere uitbreiding. Het is een goedkoper alternatief voor factoring, de zorgverlener beschikt sneller over zijn geld en communiceert rechtstreeks met zijn klant. Dat is een aantrekkelijk aanbod!”