‘Het loopt nu als een trein’

Stichting Novak biedt als serviceorganisatie alles om mkb-accountantskantoren zo goed mogelijk te helpen met de dagelijkse praktijk. Onlangs besloot Novak om het debiteurenbeheer te automatiseren door gebruik te maken van het programma Payt. Nancy van der Hoeven, office manager bij Novak, in gesprek met Timo van Houdt die de implementatie van Payt vanuit Visser & Visser (het bedrijf achter Tekl) heeft begeleid.

Met accountants als doelgroep lijkt het heel logisch dat je rekeningen betaald worden, maar dat blijkt niet altijd waar te zijn. “Wij hebben altijd het vertrouwen in onze leden gehad dat zij onze facturen netjes betaalden binnen een redelijke termijn”, vertelt Nancy. “Met als gevolg dat er in de loop van de jaren een aantal oude openstaande posten ontstonden. De vertrouwde en persoonlijke manier van werken was niet meer toekomstbestendig. Voor het versturen van betalingsherinneringen maakten wij voorheen gebruik van het boekhoudprogramma King, waarbij we zelf op de knop moesten drukken om een herinnering de deur uit te sturen. Daardoor is het geen continu proces.” Timo benadrukt het belang van structuur in het debiteurenbeheer. “Als klanten merken dat je soms wel en soms niet een herinnering stuurt, dan nemen ze een loopje met dat ene briefje. Want er komt toch geen tweede."

Begeleiding

Het middel om meer structuur aan te brengen, was de implementatie van Payt, waarmee het debiteurenbeheer een stuk makkelijker en sneller gaat. Timo sloot aan om de implementatie te begeleiden. “Als Payt bij de verkoop merkt dat de potentiële klant tegen het implementatietraject opziet of intern weinig capaciteit heeft, word ik ingevlogen. Soms is het handig dat er even iemand bijspringt.” Nancy vult aan: “Ik had het niet alleen kunnen doen, zeker op het gebied van de software-installatie en de eerste opstart. Je hebt iemand nodig met wie je moeiteloos door het programma kunt wandelen, anders kost het teveel tijd. Wij hebben de investering ervoor over gehad, het loopt nu als een trein.”

Gebruiker betrekken

Het betrekken van de gebruikers bij het proces is volgens Timo minstens zo belangrijk als de technische kant. “Bij de allereerste afspraak gaan we met de gebruikers bij elkaar zitten en bespreken we hoe iedereen erin staat om het debiteurenbeheer te automatiseren, of ze er zin in hebben en waar ze tegenop zien. Je komt iets doen wat voor de mensen die ermee gaan werken helemaal nieuw is. Techniek opleveren en ‘succes ermee’ is dan niet genoeg. Pas als alle knelpunten zijn opgelost en alle open eindjes zijn ingevuld, gaan we daadwerkelijk over.”

Focus

Binnen een maand ging het debiteurenbeheer met Payt live. Nancy: “We hebben ervoor gekozen om in een rustige periode over te gaan. Het is belangrijk om de tijd te nemen om Payt in gebruik te nemen en om de focus te hebben, dan kan de implementatie snel verlopen. Het is heel prettig dat Timo goede contacten heeft bij de leverancier Payt. Als zich een probleem voordeed, belde Timo direct zijn contactpersoon bij Payt, en werd het binnen no-time opgelost. Dat vond ik een pluspunt. Ik had de gebruikersogen en Timo vertaalde het naar Payt. Ook het maken van de koppeling met ons boekhoudprogramma King verliep hierdoor soepel.”
Wat heeft Payt uiteindelijk intern voor Novak opgeleverd? “Het grootste voordeel is dat het programma overzichtelijk is. Je ziet op één scherm hoe het ervoor staat met de debiteuren. Payt doet het werk volgens een vast stramien, daar hoeven wij niet meer naar om te kijken. Het debiteurenbeheer verloopt nu veel sneller en efficiënter.”