Geautomatiseerd debiteurenbeheer met persoonlijke touch

Palthe Oberman Advocaten in Amsterdam maakte een professionaliseringsslag met Payt, die hen snellere betalingen, meer cashflow en nieuwe vorm van marketing oplevert. Wie bij het advocatenkantoor zijn rekening niet of te laat betaalt, krijgt voortaan via Visser & Visser (het bedrijf achter Tekl) automatisch een betalingsherinnering, belletje of aanmaning.

“Hoewel we veranderingen altijd kritisch bekijken, was de overstap naar nieuwe software voor urenregistratie en facturatie, Legalsense, snel besloten”, vertelt advocaat Christiaan Oberman van advocatenkantoor Palthe Oberman (10 advocaten, 2 juridisch medewerkers en 4 secretaresses). De overstap is intussen 3 jaar geleden en werd begeleid door Visser & Visser. Legalsense was snel geïmplementeerd en geaccepteerd. Sinds begin juli van dit jaar hebben de advocaten hun debiteurenbeheer volledig uitbesteed. “Omdat de uitvoerende partij, Visser & Visser, al jaren onze vertrouwde en meedenkende partner is, hadden wij direct vertrouwen in deze manier van debiteurenbeheer”, vertelt Christiaan. Naast hem aan tafel zitten Dirk Verheul, accountant bij Visser & Visser en Marcus Draaisma (partner), samen met Christiaan eigenaar van Palthe Oberman.
Dirk wees de advocaten dit voorjaar op de oplopende debiteurenpositie. “Hij vond dat we daar echt wat mee moesten, zeker in coronatijd. We hebben hierop onze medewerkers aangespoord om achter openstaande betalingen aan te gaan. Om dit proces efficiënter te maken, hebben we een automatisch systeem geïmplementeerd. Ook op advies van Dirk. Het was voor ons even wennen, maar debiteuren gaan hierdoor sneller betalen en wij hebben sneller ons verdiende geld binnen. Dat resultaat telt.”

Payt is het programma waarmee het debiteurenbeheer werd geautomatiseerd. De stap om het debiteurenbeheer uit handen te geven, was voor Marcus snel gezet. “Ik was destijds bij de overstap naar Legalsense na de online presentatie van Dirk ook al meteen om. Dit alles zie ik als een logisch gevolg van die eerdere stap. Visser & Visser ontzorgt ons op een groot vlak. Ze houden onze boekhouding bij, verzorgen onze salarisadministratie, zetten betalingen klaar, verwerken facturen en lossen allerlei vraagstukken op. We hebben alle vertrouwen in deze partner, die als sinds begin 2002 trouw aan onze zijde staat.”

Korte lijnen

Het debiteurenbeheer van Palthe Oberman is geborgd in een aparte afdeling bij Visser & Visser, Team Online. Dirk: “Het debiteurenbeheer ligt hierdoor nooit stil. Ondanks ziektes of vakanties garanderen wij dat het werk doorgaat. Dat geeft onze klanten veel rust. En dankzij een vaste contactpersoon zijn de lijntjes met ons ook erg kort.” Het strakker aansturen van debiteuren voert Visser & Visser voor meer advocatenkantoren uit. “Deze dienstverlening is uiteraard voor meer branches interessant. We helpen bedrijven met slimme software en nemen het debiteurenbeheer uit handen, zodat de klant echt geen omkijken meer heeft. We bellen eventueel ook naar klanten voor betalingsafspraken.”

Persoonlijk contact

Twee dagen na de implementatie van het debiteurensysteem kwamen de eerste betalingen al bij Palthe Oberman binnen. “Visser & Visser daagt de debiteuren keurig uit om direct aan betalingsverplichtingen te voldoen”, vertelt Marcus. Het herinneren en aanmanen is deels geautomatiseerd, maar persoonlijk contact met relaties vinden de heren wel heel belangrijk. Christiaan: “We willen het proces ook zeker niet volledig automatiseren.” Dirk vult aan: “Het contact verloopt helemaal zoals de klant het wenst. Het kan ook via chat of digitaal en per mail. Debiteuren kunnen verder in hun eigen cliëntendossier vragen stellen.”

Effect

Het grote voordeel vinden de advocaten dat het maken van contact heel laagdrempelig is geworden. “We deden wel aan debiteurenbeheer, maar het was eerder een boodschap als: Alstublieft, als het u behaagt, wilt u dan onze rekening betalen? We waren best wel bescheiden in onze aanpak.”
Marcus vult aan: “Pas toen ikzelf een keer een factuurtje van Visser & Visser vergat en keurige herinneringen ontving, was ik onder de indruk van het effect van hun berichtjes. Alles was zo efficiënt en slim opgezet. Door het zelf proefondervindelijk te ervaren, wist ik dat deze vorm van debiteurenbeheer niet hinderlijk is voor je zakelijke relatie. De opbouw van de betalingsherinnering was vriendelijk, de toon werd zakelijker naarmate ik langer wachtte met betalen en incassokosten kwamen pas in beeld toen ik echt niet over de brug kwam.”
Hoewel Christiaan nog wel met Dirk wil finetunen (‘Over een eigen tone of voice voor elk klant en wie wel een aanmaning met incassokosten ontvangt en wie zeker niet’), moet hem toch wat van het hart: “De uitbesteding van het debiteurenbeheer loopt pas twee maanden. CFO’s reageren blij, sommige klanten reageren wat verrast, maar ik zie vooral dat het resultaat oplevert. Er is een verbetering in betaalgedrag: de betaaltermijn is veel korter geworden. Veel achterstallige betalingen zijn ook binnengekomen. We hebben echt een inhaalslag gemaakt.”

Alle correspondentie en stukken bij elkaar

Marcus vindt dat de nieuwe stijl van debiteurenbeheer beter bij de uitstraling van hun advocatenkantoor past: “Onze klanten verwachten van ons dat we doorpakken als het nodig is. Die aanpak mag ook in ons debiteurenbeheer. Het is consequent en volgens de regels.”
Wat de heren prettig vinden is dat de betalingsherinneringen worden verstuurd vanuit een apart e-mailadres en niet via persoonlijke mailaccounts. “Overal is over nagedacht. Het debiteurenprogramma is ook gebouwd door gedragswetenschappers. Plus als je klant reageert op een aanmaning komt de reactie direct in een dossier terecht en bouw je eenvoudig een zaak op. Met één druk op de knop heb je alle correspondentie en stukken bij elkaar. Het systeem is hierdoor ook tijdbesparend voor ons secretariaat. En als we er een keertje niet uitkomen, is Visser & Visser altijd bereikbaar. Hun betrokkenheid is enorm, het niveau van hun dienstverlening ook erg hoog.” Christiaan reageert: “Ze zeggen weleens dat je om de acht jaar van accountant moet wisselen om een frisse blik te houden. Daarvoor bestaat voor ons geen enkele aanleiding!”